7 étapes pour une conception de projet efficace

Nous expliquons comment concevoir des projets pour des secteurs spécifiques dans les sections ci-dessous. Cependant, quel que soit votre secteur d'activité, vous devez suivre certaines étapes de base pendant la phase de conception du projet. Ces étapes vous aideront à créer un document de conception de projet efficace et à travailler plus efficacement avec toutes les parties concernées.

1. Définir l'objectif du projet
Avant toute chose, vous devez rencontrer votre équipe et les principales parties prenantes pour définir l'objectif ou le résultat final de votre projet. Il peut s'agir du produit qui va être développé, du service qui va être fourni ou du problème que votre projet va résoudre.

Tenez compte des besoins et des attentes de toutes les parties prenantes et/ou des bénéficiaires lorsque vous déterminez vos objectifs, et obtenez leur approbation dès le début. Assurez-vous que les membres de votre équipe s'expriment également sur l'exactitude et la faisabilité des objectifs que vous définissez. N'oubliez pas que plus vous pourrez déterminer ces éléments à l'avance, plus votre projet sera facile à gérer par la suite.

2. Déterminer les résultats, les objectifs et/ou les produits livrables
Après avoir établi les principaux objectifs, décomposez-les en éléments plus petits et plus faciles à gérer. Dans certains secteurs, tels que le secteur non lucratif et l'éducation, ces éléments sont des objectifs ou des résultats - par exemple, des solutions à des problèmes qui ont été identifiés pour la population que vous essayez d'aider, ou des objectifs d'apprentissage que les étudiants doivent atteindre. Dans d'autres secteurs, comme la gestion de projet et le développement de logiciels, les petits morceaux peuvent être des produits livrables, comme un plan de marketing ou un prototype de logiciel.

Au cours de la phase de conception, certaines organisations décomposent les résultats, les objectifs et/ou les produits livrables en tâches et activités nécessaires à leur réalisation. D'autres conservent la ventilation des tâches/activités pour une phase ultérieure du cycle de vie du projet, par exemple lors de la programmation du projet. C'est à votre organisation de décider ce qui fonctionne le mieux.

Quel que soit votre processus, il est utile d'utiliser l'acronyme SMART pour identifier les résultats, les objectifs et/ou les produits livrables. Assurez-vous qu'ils sont :

Spécifiques : soyez aussi clairs et directs que possible afin de pouvoir planifier ultérieurement les tâches qui seront effectuées pour les atteindre. Donnez des indications précises sur les ressources impliquées et leurs rôles.
Mesurables : Les résultats, les objectifs et/ou les produits livrables doivent être quantifiables. Ainsi, vous serez en mesure de mesurer les résultats et de suivre les progrès.
Réalisable : Assurez-vous que les objectifs peuvent être atteints de manière réaliste compte tenu des ressources, du budget et du délai disponibles.
Pertinent : Tous les résultats, objectifs et/ou produits livrables doivent logiquement permettre d'atteindre les objectifs du projet et de produire les résultats escomptés.
Limité dans le temps : Indiquez le délai dans lequel ils seront réalisés/achevés.

"La clé du succès réside dans la définition des projets et la mise en place de cette structure", explique Heather Cazad, directrice des opérations de Character.org, une organisation à but non lucratif axée sur l'éducation. "On peut se perdre dans les détails des grands projets, mais il faut travailler de l'extérieur vers l'intérieur. Décomposez les grands sous-projets en petits morceaux."

3. Identifier les risques, les contraintes et les hypothèses
Maintenant que vous avez déterminé ce que vous voulez que votre projet réalise, identifiez tout ce qui pourrait faire obstacle à sa réussite. Documentez les risques et les contraintes de budget, de temps ou de ressources qui pourraient affecter la capacité de votre équipe à atteindre les objectifs, les jalons et les résultats. Essayez ensuite de résoudre autant de ces problèmes que possible. Cela permettra d'éviter les retards une fois le projet en cours.

Une bonne pratique consiste également à documenter toutes les hypothèses formulées pendant la phase de conception du projet. Celles-ci vous seront utiles lorsque vous créerez un cahier des charges et/ou un calendrier de projet, et vous aideront également à estimer les coûts avec plus de précision.

" Faites attention aux hypothèses ", dit Lonergan. "Tous les projets sont construits sur des hypothèses, et les chefs de projet intelligents le savent. Au début du projet, les possibilités d'hypothèses sont illimitées. Les chefs de projet intelligents les saisissent au cours du processus de conception, puis les traitent de manière très disciplinée."

Par exemple, si vous supposez qu'une pièce d'équipement nécessaire sera disponible lorsque le projet atteindra la phase d'installation, il faut le noter. De cette façon, si la personne qui établit le calendrier découvre que l'équipement n'est pas disponible avant une date ultérieure, vous en serez informé et pourrez ajuster le calendrier et le budget en conséquence, avant le début des travaux. 

4. Préparer une aide visuelle
Une fois que vous avez déterminé vos objectifs, vos résultats et vos risques, vous pouvez préparer une aide visuelle pour représenter tout ou partie du projet. Les visualisations sont particulièrement courantes dans les secteurs de la création, de la construction, des organismes sans but lucratif et du développement de logiciels. Cependant, l'utilisation de visualisations peut s'avérer utile dans la gestion de tout type de projet, car elles fournissent aux membres de l'équipe et aux parties prenantes un aperçu facilement compréhensible des objectifs, des résultats, des produits livrables, des produits, des services et/ou des fonctionnalités du projet.

Les aides visuelles peuvent inclure :

• des esquisses ou des dessins
• des plans, des schémas ou des bleus bruts
• des organigrammes
• Arbres de sites
• diagrammes de Gantt
• Captures d'écran ou conceptions d'écran
• Photos
• Prototypes
• Cartes mentales
• Dessins sur tableau blanc

Le type d'aide visuelle que vous choisissez peut dépendre de votre secteur d'activité. Dans le domaine de la gestion de projet, les diagrammes de Gantt, les cartes mentales et les dessins sur tableau blanc sont souvent utilisés pour visualiser les premières étapes de la conception d'un projet. Dans le développement de logiciels, les diagrammes, les arbres, les graphiques ou les cartes de l'architecture et/ou des fonctionnalités du logiciel sont courants (voir la section sur le développement de logiciels ci-dessous). Des prototypes ou des modèles peuvent être créés pour les projets de développement de produits. Les organigrammes sont courants dans le domaine non lucratif.

Dans la gestion des projets de construction, des bleus, des dessins, des schémas et/ou des plans sont produits, qui sont ensuite examinés par un ingénieur ou un architecte. Une fois approuvés, des dessins de travail sont créés à partir des plans préliminaires, qui sont utilisés lors de la construction proprement dite.

5. Calculez votre budget
Il est important de connaître le budget dès le départ. Même si vous n'avez pas une image complète des coûts et des revenus que votre projet va générer, créez un budget aussi détaillé que possible. Plus vous serez clair sur votre budget pendant la phase de conception du projet, moins vous risquez de connaître des dépassements de coûts inattendus par la suite.

L'estimation de votre budget vous aidera également à déterminer la faisabilité du projet. Si le coût est supérieur à ce que votre client, votre consommateur, votre source de financement ou votre entité partenaire peut supporter, le projet ne peut pas être entrepris de façon réaliste.

6. Déterminer les processus d'approbation et de suivi
Maintenant que vous avez une idée des objectifs, des risques et du budget du projet, décidez comment le succès sera déterminé. Dressez la liste des critères que vous utiliserez pour juger si les produits livrables, les résultats et le produit final ont été atteints. Vous devez également déterminer quels processus doivent être suivis pour que le projet et ses éléments soient approuvés, et qui est responsable de l'approbation.

"L'objectif de la phase de conception est d'avoir une compréhension précise de ce à quoi ressemble le succès pour les commanditaires du projet et les principales parties prenantes", explique Dave Wakeman, directeur du Wakeman Consulting Group. "Ce que je veux n'est pas important. Ce que veulent les commanditaires et les parties prenantes l'est. Je passe donc énormément de temps à comprendre ce que la réussite signifie pour eux."

Pour les projets assez techniques ou complexes, vous pouvez également ajouter une étape de "preuve de concept". Cela permet de tester la viabilité de la conception préliminaire d'un produit ou d'un service avant que le projet ne passe à la phase suivante. La réalisation de cette étape peut permettre d'économiser beaucoup de temps et d'argent si le test n'est pas concluant. Si votre preuve de concept est réalisable, cela peut rassurer les clients, les parties prenantes et/ou les sources de financement qu'ils ont fait un bon investissement.

7. Utilisez les bons documents de conception du projet
Bien entendu, vous devez également utiliser la documentation appropriée pour saisir toutes ces informations. En gestion de projet, le résultat de la phase de conception peut être aussi simple qu'un diagramme de Gantt, un organigramme, un diagramme de travail ou un diagramme hiérarchique qui est reporté dans la phase de planification du projet. Cependant, de nombreux projets n'ont pas de phase de conception formelle. Il y a plutôt une phase d'initiation, au cours de laquelle un plan de projet détaillé, une charte de projet ou un document d'initiation de projet (DIP) est créé. L'approche que vous adopterez dépendra de votre organisation.

Les projets créatifs, tels que ceux des industries de la publicité et du marketing, utilisent également un document légèrement différent pour la phase de conception du projet : les briefs créatifs. Ces documents ressemblent davantage à un plan de projet ou à un cahier des charges et servent à identifier les objectifs et les résultats, les produits livrables, les membres de l'équipe, le budget, la portée et le calendrier. Les briefs peuvent également comporter des sections spécifiques au secteur, comme des informations sur le public cible d'une campagne. 

3P Consulting est un bureau de conseil international localisé en Algérie. Notre cabinet est spécialisé dans la planification et la gestion de projets — n’hésitez pas à nous contacter à tout moment pour parler de vos besoins.

Contactez nous par téléphone : (+213) 550 645 644 ou par email : contact@3pconsulting-dz.com | site web: www.3pconsulting-dz.com